Ordres de mission : Exemple, définition et mentions

Ordres de mission et notes de frais : Ce qu’il faut savoir

Que cela soit pour des rendez-vous à proximité ou pour des voyages à l’international, toutes les entreprises sont concernées par les déplacements de leurs collaborateurs. Ainsi, lorsqu’un salarié doit partir en déplacement, ce dernier doit convenir avec son employeur d’un ordre de mission. À quoi sert-il ? Comment le rembourser ? Cet article se propose de vous apporter des réponses.

Qu’est-ce qu’un ordre de mission ?

Un ordre de mission contient toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation d’une mission telles que la date, le lieu ou encore les horaires prédéfinis. C’est ce document que l’employeur utilisera pour se faire rembourser les frais liés à son déplacement. Bien avant d’effectuer le déplacement, ce dernier prend soin de notifier à son employeur, les frais de transport et d’hébergement tout en précisant le temps à y passer.

Généralement, ce document peut se faire sous forme papier ou par mail. Cependant, le papier peut se perdre tout comme le mail peut devenir encombrant. C’est bien pour cela qu’il est recommandé d’utiliser les logiciels de gestion des notes de frais.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Un logiciel de gestion de notes de frais est un véritable atout non seulement pour l’employeur, mais aussi pour l’employé. Avec ce logiciel, vous pourrez désormais assurer une gestion optimisée de votre entreprise et un suivi permanent des déplacements de vos collaborateurs.

Dans quels cas l’utilise-t-on ?

Plusieurs situations peuvent vous amener à opter pour un logiciel de gestion de notes frais, voici quelques-unes :

  • Une demande d’autorisation de déplacement : lorsqu’un employé se voit dans la nécessité d’effectuer un déplacement professionnel pour l’entreprise, il demande l’autorisation de son employeur ;
  • Une demande de réservation de voyage : si l’employé a un voyage professionnel à réaliser, il adresse cette demande à son supérieur ainsi qu’au service qui s’occupe des réservations ;
  • Une demande d’accord pour acheter du matériel : cette demande est adressée lorsqu’un employé veut procéder à l’achat de matériels. Ces matériels peuvent être du mobilier de bureau. Il accompagne cela d’un devis pour justifier cet achat.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des notes de frais ?

Plusieurs avantages résident dans l’utilisation de ce type de logiciel de gestion. Tout d’abord, il vous permet de gagner énormément de temps. Ensuite, vous gagnerez aussi en efficacité. Au lieu d’avoir plusieurs formulaires, vous n’aurez qu’à récolter toutes vos informations dans un seul formulaire. L’autre avantage de ce logiciel, c’est qu’il renchérit le contrôle de votre politique de remboursement des notes de frais. Il vous évite ainsi les allers-retours inutiles.

Exemple d’ordre de mission

L’entreprise (raison sociale et dénomination sociale de l’entreprise) confie à son collaborateur (nom et prénoms du collaborateur) une mission dont l’objectif est (objet de la mission).

Ladite mission se déroulera à (adresse et lieu de la mission), du (date de début de la mission) au (date de la fin de la mission).

Au vu de tout ceci (nom et Prénoms du salarié) va emprunter pour son voyage aller (la nature du moyen de transport ainsi que les horaires du trajet ; l’aéroport ou la gare).

Durant son séjour, il va séjourner au (adresse du lieu où séjournera le salarié pour la mission).

Nom, fonction et signature du supérieur du salarié

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